Notai e organi di supervisione nei diversi paesi

Scopri le differenze nei sistemi di supervisione dei concorsi a premio nel mondo

I notai e gli organi di supervisione rappresentano un elemento cruciale per garantire correttezza ed equità nei concorsi a premi.

La presenza di queste figure di garanzia è determinante per assicurare la trasparenza e l’equità delle iniziative promozionali, ma le modalità con cui operano differiscono notevolmente attraverso i confini nazionali.

L’approfondimento sul ruolo di notai e organismi di supervisione nei concorsi a premi è stato curato da Martina Fumagalli, International Senior Account Manager di Promosfera.

In questo articolo, Martina ci aiuterà a capire perché questi attori sono fondamentali per garantire trasparenza, correttezza e legalità nelle operazioni promozionali.

Troverai i suoi consigli pratici e le sue risposte ai dubbi più comuni all’interno dell’articolo.

Il ruolo fondamentale di notai e organi di supervisione nei concorsi a premi

Perché la supervisione è essenziale

La fiducia dei consumatori nelle iniziative promozionali dipende in larga misura dalla percezione di equità e trasparenza. Un sistema di supervisione adeguato:

Garantisce che i vincitori siano selezionati secondo criteri predefiniti
Protegge i diritti dei partecipanti
Previene frodi e manipolazioni
Assicura la conformità con le normative locali

Senza questi sistemi di controllo, i concorsi a premi rischiano di generare controversie legali e danni reputazionali per i brand promotori.

💡Non fermatevi al “serve il notaio sì/no”.

È fondamentale verificare sempre chi è l’organo o la figura di controllo richiesta localmente (notaio, pubblico ufficiale, ente indipendente, autorità ministeriale) e soprattutto come deve intervenire (presenza fisica, verbale, controllo documentale, validazione software, certificazione preventiva). Questo aspetto cambia tutto in termini di costi, tempistiche e complessità operativa. Una supervisione fatta male o assente, dove richiesta, invalida l’intero concorso a premi ed espone a rischi enormi.

Le figure di controllo

In Europa

Belgio

I concorsi di merito in Belgio non richiedono la presenza di un notaio, ma sono sottoposti al controllo delle autorità competenti per la tutela dei consumatori. È fondamentale che il regolamento sia chiaro, con criteri di valutazione ben definiti e trasparenti. In caso di giuria, devono essere garantite imparzialità e oggettività nella selezione. Le istituzioni vigilano affinché non vi siano irregolarità o discriminazioni.

Francia

L’Huissier de Justice (ufficiale giudiziario) svolge in Francia una funzione simile al notaio italiano. Sebbene il suo intervento non sia obbligatorio per legge, è fortemente consigliato, in quanto offre una protezione legale aggiuntiva in caso di contestazioni.

Grecia

Anche se non è un requisito obbligatorio, in Grecia molte aziende preferiscono registrare i regolamenti e i documenti relativi all’estrazione presso un notaio.

Italia

Il notaio riveste un ruolo centrale in Italia, con l’obbligo di verbalizzazione delle estrazioni e delle assegnazioni dei premi. Il suo intervento è richiesto per legge nei concorsi a premi e rappresenta una garanzia formale di trasparenza.

Portogallo

Per i concorsi di sorte in Portogallo è richiesta un’autorizzazione formale, mentre per i concorsi di abilità, sebbene non sia obbligatorio, è consigliabile depositare il regolamento presso un notaio.

Spagna

Il deposito del regolamento presso il notaio in Spagna non è tecnicamente obbligatorio, ma rappresenta una prassi consolidata nel settore. La supervisione notarile aggiunge un livello di credibilità essenziale, specialmente per i concorsi con montepremi significativi.

Regno Unito

il Regno Unito adotta un approccio distintamente diverso, richiedendo che le operazioni di giuria ed estrazione avvengano sotto la supervisione di “soggetti indipendenti”. Né il promotore né il delegato sono considerati soggetti indipendenti secondo la normativa britannica, creando la necessità di coinvolgere terze parti qualificate.

Nel mondo

Argentina

Nei concorsi a sorte in Argentina, l’estrazione deve svolgersi alla presenza di un funzionario (escribano público), che deve essere anche presente durante la consegna dei premi, soprattutto quando questi hanno un valore significativo.

Emirati Arabi Uniti

In caso di estrazioni a sorte negli Emirati Arabi Uniti, è sempre richiesta la presenza di un’autorità locale, anche se l’estrazione avviene al di fuori del suo territorio. In tali situazioni, il promotore è obbligato a coprire le spese di viaggio, alloggio e soggiorno del funzionario locale.

Filippine

L’assegnazione dei premi nelle Filippine deve essere effettuata sotto la supervisione di un funzionario e rispettare procedure e scadenze specifiche.

Giappone

Le autorità locali in Giappone sono particolarmente attente al rispetto delle normative e monitorano continuamente i concorsi a premio e possono richiedere spiegazioni alle aziende anche dopo il termine della promozione.

Guatemala

In caso di estrazione, in Guatemala è necessaria la presenza di un rappresentante delle autorità e di un notaio del Ministerio de la Gobernación. Inoltre, il promotore deve garantire una consegna accurata dei premi e informare le autorità sull’avvenuto conferimento.

Abbiamo chiesto a Martina quale sia la sfida più complessa legata alla supervisione quando si gestisce un concorso che si svolge contemporaneamente in più paesi con regole diverse.

Domanda: “L’articolo evidenzia una grande varietà nelle figure di supervisione, dal notaio italiano all’organismo indipendente UK, fino ai funzionari locali in paesi extra-europei. Qual è la sfida più complessa quando si deve gestire la supervisione di un concorso online multi-paese che coinvolge sistemi così diversi?”

Risposta: “La sfida più ardua è garantire che tutte le procedure critiche (come l’estrazione o la validazione delle vincite) siano eseguite in modo conforme a tutte le normative dei paesi partecipanti contemporaneamente. Un’estrazione digitale, ad esempio, deve soddisfare i requisiti di supervisione del paese A (magari presenza fisica di un notaio), del paese B (controllo preventivo del software), del paese C (validazione post-evento da parte di un organismo indipendente) e così via. Coordinare figure di garanzia diverse, in fusi orari diversi, con requisiti procedurali differenti, per un singolo concorso, richiede una pianificazione logistica e legale estremamente meticolosa e l’uso di tecnologie certificate. Non si tratta solo di ‘avere’ una supervisione, ma di avere la supervisione giusta per ogni paese coinvolto, gestita in modo armonico.”

Le procedure di verifica e controllo

Concorsi di sorte vs concorsi di abilità

Procedure per i concorsi di sorte

I concorsi a premi basati sulla fortuna richiedono generalmente controlli più rigidi:

Procedure pre-evento: In paesi come il Portogallo, è necessario presentare documentazione dettagliata, inclusa una garanzia bancaria.
Supervisione durante le estrazioni: Nel Regno Unito, l’inserimento di titoli vincenti negli “Apri e Vinci” deve essere supervisionato da soggetti indipendenti.
Verbalizzazione dei risultati: In molti paesi, sebbene non obbligatoria, la verbalizzazione notarile è una pratica standard.

Procedure per i concorsi di abilità

I concorsi che premiano il merito presentano requisiti differenti:

Composizione delle giurie: Molti paesi richiedono giurie indipendenti per la valutazione delle prove di abilità.
Criteri di valutazione: I criteri devono essere trasparenti e documentati nel regolamento.
Prova dell’equità del processo: In alcuni casi, è necessario conservare prove documentali delle decisioni della giuria.

Tecnologie e sistemi di controllo

Software di estrazione e random generators

L’avvento del digitale ha trasformato anche i sistemi di supervisione:

Certificazione dei software: In molti paesi è richiesta la certificazione dei generatori di numeri casuali.
Momenti vincenti: Nel Regno Unito, gli instant win con software devono basarsi su momenti vincenti pre-generati in modo sicuro.
Controllo preventivo del software: In Portogallo, il software utilizzato per i concorsi online deve essere consegnato preventivamente alle autorità competenti per una verifica formale del suo corretto funzionamento.
Software locali per le estrazioni: In Australia, le estrazioni digitali non richiedono la presenza di un notaio o di pubblici ufficiali, ma devono essere effettuate utilizzando esclusivamente software autorizzati e certificati da fornitori locali, è vietato l’uso di soluzioni generiche disponibili online.
Supervisione e controllo software: nelle Filippine è necessario seguire un rigoroso processo di supervisione e controllo del software, gestito direttamente dal Ministero competente.
Codici univoci e stima delle partecipazioni: In Brasile, è obbligatorio prevedere il numero atteso di partecipazioni e garantire che ogni utente riceva un codice identificativo univoco, generato e assegnato secondo criteri predefiniti.

Sfide della conformità internazionale

La complessità dei concorsi a premi in più paesi

Lanciare un concorso in più paesi comporta la necessità di:

Rispettare contemporaneamente normative diverse e talvolta contrastanti
Interfacciarsi con molteplici organi di supervisione
Gestire tempistiche differenziate per autorizzazioni e verifiche
Coordinare i diversi livelli di supervisione richiesti

Rischi di non conformità

Le conseguenze di ignorare i requisiti di supervisione possono essere severe:

Sanzioni amministrative e pecuniarie
Blocco immediato della promozione
Danni reputazionali per il brand
Contenziosi legali con i partecipanti
Impossibilità di assegnare i premi promessi

Chi controlla i concorsi? Esempi di ruoli e procedure nel mondo

L’articolo ha mostrato la ricchezza e la varietà delle figure di supervisione e controllo che devono essere coinvolti nei vari paesi. Capire chi controlla e come è fondamentale per garantire la conformità legale, ma il quadro è frammentato.

Ecco alcuni esempi che dimostrano perché un approccio standardizzato è impossibile e la competenza sulla normativa di ogni singolo paese è vitale:

Figure di controllo diverse: Non c’è solo il Notaio come lo conosciamo in Italia. Ci sono gli Huissier de Justice (Francia), i “Soggetti Indipendenti” (Regno Unito – non il promotore né i suoi delegati!), i funzionari pubblici locali (Argentina, Filippine), l’Escribano Público affiancato da un rappresentante ministeriale (Guatemala), o semplicemente un’Autorità Locale (Emirati Arabi Uniti). Capire con chi interfacciarsi è il primo passo.
Modalità di intervento: La supervisione non significa sempre “presenza fisica all’estrazione. In Portogallo e nelle Filippine, le autorità verificano e approvano preventivamente il software. In Giappone, il controllo può avvenire anche dopo la fine della promozione. Ogni paese definisce il “come” e il “quando”.
Requisiti legati alla tecnologia: Non tutti i paesi accettano qualsiasi software per le estrazioni digitali. L’Australia richiede software certificati di fornitori locali, vietando soluzioni generiche online. Il Brasile impone sistemi di codici univoci e stime di partecipazione controllate. Adattare la tecnologia alle regole di supervisione locali è una sfida tecnica e legale complessa.

Come navigare il complesso panorama normativo

Ogni paese ha le sue figure di controllo, le sue procedure specifiche e i suoi requisiti legati alla tecnologia e alla tipologia di concorso. Ignorare queste differenze significa esporre la tua promozione a rischi legali gravissimi, come multe salate o l’impossibilità di assegnare legalmente i premi.

Non mettere a rischio la validità del tuo concorsi a premi e la reputazione del tuo brand, contattaci!

Martina Fumagalli

International Senior Account Manager

Mi occupo dell’organizzazione e gestione di concorsi a premio internazionali, assicurandomi che siano conformi alle normative di ciascun Paese. Il mio interesse per le culture straniere mi porta a esplorare con curiosità le diverse normative e le modalità di gestione dei concorsi nei vari Paesi. Grazie alla conoscenza di tre lingue straniere, sono in grado di supportare clienti internazionali e di gestire le pratiche direttamente nella lingua locale, facilitando la comunicazione e offrendo un servizio efficiente e personalizzato.